Gestão do tempo (I): princípios fundamentais

A expressão “gestão do tempo” aparece muito na vida adulta, principalmente em profissões e trabalhos mais tradicionais. Ao lado dela, surgem termos como “produtividade”, “eficiência”, “resultado”, “planejamento”, “organização”. Olhando para esse conjunto, pode-se ter a impressão de que aprender a gerenciar o tempo significa apenas poder trabalhar mais e se cansar mais.

Nada disso. Saber usar melhor o tempo tem justamente o objetivo contrário: permitir que se escolha o que fazer com o tempo, usando esse recurso a seu favor, em vez de se tornar refém dele. Dizendo com outras palavras, saber usar bem o tempo significa, a nosso ver, poder atingir os objetivos que você definiu para sua vida e que aumentam sua realização e sua felicidade.

Para explicar como desenvolver algumas competências ligadas à gestão de tempo, preparamos alguns posts sobre o assunto, que devem ser lidos sequencialmente:

  • Princípios fundamentais
  • Matriz do tempo (post futuro)
  • Ferramentas e recursos (post futuro)

Olhando essa lista, muitos ficariam tentados a ir direto para as ferramentas e recursos, buscando um atalho que resolva logo seus problemas. Esse é um erro muito comum, que deve ser evitado. Na verdade, a maior parte dos recursos (agendas, calendários, aplicativos, sites especializados) são bem conhecidos e estão à disposição de todos. Mas eles não funcionam sozinhos; precisam de comportamentos, esses comportamentos se baseiam em certas ideias.

Se a pessoa não estiver ciente dessas ideias, se ela não entender a lógica fundamental do uso do tempo, de nada adianta ter uma ferramenta à sua disposição. É como alguém que, para aprender jardinagem, acha que vai conseguir algum sucesso apenas comprando os utensílios, sem fazer qualquer curso ou ler qualquer livro.

Por isso, pedimos um pouquinho de paciência e sugerimos que você acompanhe a sequência planejada para este “micro curso” de gestão do tempo, a começar por este texto, que explica três conceitos fundamentais. Vamos a eles.

1º Princípio: “Tempo é um recurso escasso, então as escolhas precisam ser feitas com sabedoria.”

Embora óbvia, essa ideia merece uma reflexão. Nos estudos — e também mais tarde, na vida profissional —, a maioria das pessoas gostaria de ter mais umas horinhas por dia, ou mais um dia por semana, ou mais uma semana por mês. A sensação é a de que esse tempo extra ajudaria a resolver todos os atrasos, todas as pendências.

No entanto, a tecnociência (ainda?) não conseguiu resolver essa limitação física básica: nosso “orçamento” de tempo é inflexível. Utilizo aqui a palavra “orçamento”, porque podemos fazer uma analogia com os recursos financeiros. De fato, no uso do tempo, às vezes fazemos uma boa “poupança”, mas outras vezes acabamos ficando “endividados”.

Explico: se, ao estudar de véspera para uma prova, o estudante vira uma noite, ele está tirando tempo de uma atividade (dormir) para outra (estudar). Ele certamente ficará com uma dívida a ser paga mais adiante (com sono durante o dia ou até com a própria saúde, pois sua imunidade ficará baixa). Quando uma pessoa trabalha 15 horas por dia, provavelmente está usando, para o trabalho, um tempo que deixa de ser usado com a família e com os amigos. Se isso se repete com frequência, o custo emocional acaba sendo alto e afetando as relações.

A mesma analogia com orçamento poderia ser aplicada à lógica da poupança: se um estudante dedicar poucas horas por dia ao longo do período letivo, ele não terá que virar a  noite na véspera. É como se tivesse conquistado um “crédito” a ser usado depois.

Tomar consciência dessa escassez de tempo é útil, pois nos permite abandonar posturas improdutivas (“Acho que vai dar tempo, eu vou conseguir fazer tudo isso em poucas horas, mesmo nunca tendo conseguido algo semelhante antes”) e tomar melhores decisões sobre o uso do tempo (deixar de fazer coisas absolutamente sem importância, que nem mesmo nos dão prazer, por exemplo).

Em síntese, se o tempo é um recurso escasso, o ideal é utilizá-lo da melhor forma possível, escolhendo atividades que aumentem nossa felicidade no presente (prazer momentâneo) e nossa felicidade no futuro (realização de coisas às quais damos valor).

A verdade é que, muitas vezes, realizamos tarefas que não geram grande valor e nos retiram tempo precioso, sem que sequer notemos isso. A esse propósito, o comediante americano Aziz Ansari, em uma entrevista recente, disse o seguinte:

Eu leio tanto a Internet, que eu sinto que é como se eu estivesse na página número 1 milhão do pior livro da história. (…) Sério! Considere aquele tempo à noite ou de manhã em que você fica navegando na Internet. O seu feed do Facebook, Instagram, Twitter, o que seja. Ok, vamos supor que todos os dias alguém imprima isso e lhe dê uma cópia encadernada de todas essas coisas que você lê para que você não tenha que usar a Internet. Imagino que você pudesse simplesmente pegar um exemplar encadernado dele. Me diga: você vai ler esse livro? Não!!! Esse livro é uma porcaria. E no entanto a gente fica lendo esse livro horrível todos os dias!

O que ele está dizendo, no fundo, é que uma atividade como essa (ler as atualizações de redes sociais) nos tira um tempo enorme. Na hora, até achamos que sentimos algum prazer, mas quando paramos para pensar e colocamos a atividade numa perspectiva mais distanciada, percebemos que foi uma enorme perda de tempo.

De fato, que outras coisas estamos sacrificando (amigos, família, cultura, estudo, atividade física, sono) para ficar vendo fotos de gatos, “memes” ou vídeos engraçados? Será que não é tempo de mais “investido” nessas atividades?

2º Princípio: “Planejamento é a base da eficiência.”

Algumas pessoas têm horror à ideia de planejamento. Sentem que, ao agendar atividades e compromissos, ficarão com a vida “engessada”, chata, previsível. Ou então, dependendo do momento, têm a impressão de que fazer planejamento é uma perda de tempo, que poderiam fazer “mais coisas” em vez de parar para organizar o calendário.

Antes de mais nada, é preciso dizer que, obviamente, uma atitude muito obsessiva com o planejamento pode ser um problema, até porque a vida nos apresenta desafios e surpresas que não podemos (nem queremos, muitas vezes) prever. Ainda assim, desenvolver o hábito de organizar a rotina a partir do que está por vir é essencial para que o tempo “jogue” a nosso favor.

Para entender a importância dessa premissa, pensemos que existem os momentos de “planejamento” e os momentos de “execução” das tarefas. Imaginemos a analogia da construção de um prédio: há um período em que se fazem os desenhos do projeto de arquitetura, os cálculos de engenharia, os estudos de terreno, a preparação do cronograma e do orçamento. Depois de tudo isso é que vem a construção propriamente dita.

Como seria essa tarefa se uma empresa de construção resolvesse colocar logo a “mão na massa” para fazer o prédio, tomando decisões no “improviso”? Obviamente, enfrentaria muitos problemas e gastaria muito mais tempo e dinheiro.

Guardadas as devidas diferenças, podemos dizer que o mesmo se aplica a qualquer atividade, inclusive o estudo: se investirmos tempo pensando nos objetivos, definindo uma metodologia e montando um cronograma, certamente estudaremos de forma mais inteligente e mais rápida! Basta vencer a ansiedade de querer logo começar a “fazer” alguma coisa em vez de refletir um pouco.

Na prática, sugerimos que, a cada mês o estudante faça um planejamento de médio prazo e a cada semana seja feito um de curto prazo. A cada um desses planejamentos, devemos partir das respostas às seguintes perguntas:

  1. Quais são as provas e eventos decisivos no horizonte?
  2. De quanto tempo eu disponho até essas datas?
  3. Quais são ou devem ser minhas prioridades (matérias que valem mais, matérias em que estou com nota baixa)?
  4. Como a Coordenação Acadêmica recomenda que eu estude essas matérias?

Feito esse levantamento, você terá mais elementos para organizar os dias e priorizar os estudos de maneira mais produtiva. Em outro post (sobre ferramentas e recursos), falaremos de forma mais específica sobre como colocar isso em prática.

3º Princípio: “A boa execução das tarefas exige foco, e foco é a decisão por não fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo.”

Um dos mitos mais difundidos acerca da produtividade e da eficiência diz respeito à  suposta existência de algo chamado “atenção multifocal”. Seria algo assim: algumas pessoas são muito boa em termos de estudo e trabalho, pois conseguem fazer várias coisas ao mesmo tempo. Há até uma palavra em inglês para isso (“multitasking”), que tem sido traduzida como “multitarefa”.

No entanto, as pesquisas mais recentes nas áreas de neurociência e de produtividade indicam que essa qualidade é um mito, que ela simplesmente não existe. A rigor, “muitos” e “foco” constituem termos contraditórios: o foco é justamente a capacidade de reduzir o escopo de uso de nossa energia mental. Quanto mais reduzido esse escopo, menos coisas conseguimos ter em perspectiva e mais foco conseguimos atingir.

A explicação para isso é simples: a cada vez que alternamos entre uma tarefa (resolver um exercício de matemática, por exemplo) e outra (ler uma mensagem de texto no celular), nosso cérebro é obrigado a fazer uma espécie de “rearranjo”, preparando-se para a nova atividade. Ao voltar à tarefa anterior, esse rearranjo precisa ser refeito, de forma a permitir que se consiga cumprir a atividade.

Mas qual é problema dessas frequentes “trocas” mentais? Na verdade, não existe apenas um problema, mas três: estresse mental, propensão ao erro e mais tempo para finalizar as tarefas. Expliquemos cada um:

  • Estresse mental – quando passamos da atividade “A” para a atividade “B”, nosso cérebro precisa se dedicar a essa nova tarefa, mas também mantém no “horizonte” a tarefa “A”, ficando como que sobrecarregado.
  • Propensão ao erro – esse “equilíbrio” de dois ou mais “pratinhos” simultaneamente faz com não exista um ganho de competência na execução. Quando ficamos fazendo apenas uma atividade em sequência, existe uma espécie de ganho de qualidade pela especialização, que não aparece diante de trocas frequentes, nos induzindo a erros.
  • Perda de tempo – a não especialização citada acima e a necessidade de reorganização mental acabam fazendo com que o conjunto das tarefas leve significativamente mais tempo para ser executado do que se fizéssemos uma de cada vez.

Se você não está completamente convencido de que é necessário evitar a multitarefa e tentar aumentar seu foco nas atividades, gravamos um vídeo bastante ilustrativo, comparando a execução de duas tarefas de duas diferentes formas. Na primeira, alternamos entre uma atividade e outra; na segunda, fazemos uma de cada vez. Assista ao vídeo e veja o resultado disso:

Esperamos que esse exemplo tão simples tenha sido convincente quanto a necessidade de procurar foco na execução das tarefas planejadas. Se quiser, realize essa experiência sozinho(a), cronometrando o tempo gasto em cada tentativa.

Em resumo, se sabemos fazer escolhas quanto ao uso do nosso tempo, se aprendermos a investir tempo nos planejando e se realizarmos as atividades com foco, estaremos muito mais propensos a sentir a realização das tarefas cumpridas e ainda ter tempo sobrando para usar como nos pareça melhor.

Autor: Bruno Rabin

Diretor Acadêmico do Colégio e Curso Pré-Vestibular de A a Z, do Rio de Janeiro.

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